Mitgliederverwaltung – Update

von | Feb 16, 2022 | Mitgliederverwaltung, Vorstandsblog

Durch den Crash der Verwaltungsserver im letzten Jahr lastet auf der Mitgliederverwaltung und IT ein sehr hoher Arbeitsaufwand. Das führt dazu, dass übliche Arbeiten leider nicht so prompt abgearbeitet werden, wie viele das gewohnt sind. Weil bisher aber für die meisten Mitglieder nicht wirklich klar ist, was da alles im Hintergrund gearbeitet wird, möchten wir gerne ein kleines Update geben, um die Arbeit der Mitgliederverwaltung nachvollziehbarer zu gestalten.

Ausgangspunkt

Laut unserer Satzung sind die untersten Gliederungen für die Aufnahme von Mitgliedern zuständig. Um aber den Erfordernissen des Bundestages gerecht zu werden und einen Rechenschaftsbericht abgeben zu können, führt der Bundesverband laut Satzung, §2 (2), ein zentrales Piratenverzeichnis.

Hierzu setzten wir für die Verwaltung der Mitglieder eine Eigenentwicklung, das PRM, ein. Das PRM nutzte dieselbe Datenbank wie unsere Buchhaltung SAGE OL und erweiterte diese um für die Verwaltung von Mitgliedern bei den PIRATEN erforderliche Felder.

Nach der Situation im Juli und der Reparatur der Datenbank diente als Datengrundlage für die Piraten in der Mitgliederverwaltung eine Kombination aus einem Export für den BPT im Mai 2021, den Akkreditierungsdaten, und den Tickets, die wir im Redmine vorliegen haben. Ohne eine Software zur Mitgliederverwaltung wurde aufgrund dieser Daten die Mitgliederverwaltung mittels einfacher Listen aufrechterhalten. Im Dezember bekam die SG Mitgliederverwaltung Zugriff auf die SAGE-Datenbank, nachdem diese für den Rechenschaftsbericht und die Buchhaltung wiederhergestellt und der Rechenschaftsbericht erstellt war. Wir entschieden uns, diese zu unserer „universal Truth“ auch in der Mitgliederverwaltung weiterzuentwickeln, bis wir auf ein geeignetes Mitgliederverwaltungssystem umsteigen können. Um die Datenbank auch aus dem Blickwinkel der Mitgliederverwaltung komplett auf den aktuellen Stand zu bringen (für die Buchhaltung wurde das bereits geschafft), ist allerdings ist noch einiges zu tun. Denn nicht alle Felder, die für die Mitgliederverwaltung nötig sind, sind vollständig. Um dies zu beheben, muss direkt in der Datenbank eine entsprechende Korrektur vorgenommen werden, denn ohne eine Mitgliederverwaltungssoftware können über die Buchhaltungssoftware nicht alle benötigten Felder bearbeitet und ausgewertet werden.

Wie viele Mitglieder mitbekommen haben, fehlen beispielsweise noch die LimeSurvey-Token, die wir für den Versand von Umfragen verwenden. Bei manchen Mitgliedern fehlen auch die E-Mail-Adressen. Die hinterlegten Kommunikationspräferenzen sind noch unzuverlässig und müssen noch verifiziert werden. Ebenso wurden viele notwendigen Aufgaben mit quick fixes gelöst, wie beispielsweise Mitgliederlisten für Versammlungen von Gliederungen, aber ein solider und zuverlässiger Status im Hinblick auf Eintritte und Austritte ist noch nicht erreicht. Hier spielt auch mit rein, dass Informationen dazu nicht zwingend beim Bund anfallen oder erst mit Zeitverzug von den Untergliederungen an den Bundesverband gemeldet werden. Es ist daher davon auszugehen, dass in der Datenbank lediglich der Mitgliederstatus zum Zeitpunkt des letzten Bundesparteitags als gesichert betrachtet werden kann.

Zuletzt getan

Um den Mitgliedsstatus in der SAGE-Datenbank zu aktualisieren und zu validieren ist etwas Vorarbeit nötig. Damit in einem nächsten Schritt die SAGE-Datenbank um die Austritte zwischen Juli ’21 und Januar ’22 aktualisiert und validiert werden kann, mussten alle Tickets im Ticketsystem, die sich um die Mitgliederverwaltung drehten, durchgearbeitet werden. Das wurde in den letzten Wochen erledigt. Es wurden alle Listen und mehr als 500 Tickets durchgesehen und ehemalige Mitglieder als ausgetreten eingetragen, deren Austritt von ihnen über Formular oder per E-Mail an den Bundesverband gemeldet wurde, und wo Untergliederungen der Mitgliederverwaltung Bescheid gegeben haben. Auch darüber, wo noch Informationen von Landesverbänden fehlen, gibt es nun mehr Sichtbarkeit. Nach dem Übertrag dieser Information in die SAGE-Datenbank fallen diese Mitglieder nun zukünftig aus weiteren Abfragen raus.
Ebenfalls wurden vom Buchhaltungsteam die Informationen gezogen, welche Mitglieder ihren Beitrag bezahlt haben. Das wurde vom Beitragsteam ebenfalls in die SAGE-Datenbank übertragen, damit sind diese Mitglieder auch gesichert stimmberechtigt.

Außerdem wurde die letzte Woche für das angekündigte Wartungsfenster für den SAGE-Server genutzt. VPN und Berechtigungen wurden gerade gezogen.

Aktueller Stand

Nach wir vor sind „Lücken“ in der Datenbank, die bereinigt werden müssen. Wichtig sind natürlich Informationen zu den Kommunikationspräferenzen, also ob ein Mitglied an Umfragen teilnehmen möchte, Newsletter bekommen, etc. Das können wir mit einer Email an die Mitglieder leicht klären. Dafür benötigen allerdings alle Datensätze einen LimeSurvey-Token, um die Ergebnisse zuordnen zu können, sowie die E-Mail-Adresse…. Die Abhängigkeit im Prozess ist glaub ich klar. Aktuell ist aber nicht allen Mitgliederdatensätzen auch ein LimeSurvey-Token zugewiesen. Hinzu kommt, dass bei einigen Datensätzen auch weitere Informationen fehlen, zum Beispiel die E-Mail-Adresse. Ebenso müssen die Austrittsdaten in der aktuellen Datenbank aktualisiert werden, nachdem es bei stichprobenartigen Tests zu Auffälligkeiten kam. Ebenso gab es in der vorherigen Datenbank defekte Datensätze, wo z.B. der Wert für das Eintrittsdatum im Feld des Austrittsdatums stand. Diese Probleme kommen noch von der alten Migration aus civiCRM um 2010 herum.  Wir haben tagesaktuell einen Export der aktuellen „Datenbank-Wahrheit“, die jeder Berechtigte eines Landesverbands zur Verfügung gestellt bekommen kann.

Das Team der Mitgliederverwaltung und IT haben einen Prozess vorbereitet, mit dem jeden Tag 18 Listen, für den Bund, die Auslandspiraten und die 16 Landesverbände, mit den Informationen über die aktuell bekannten Mitglieder generiert werden. Diese Listen können den Landesverbänden tagesaktuell für Mailings, Akkreditierende etc. zur Verfügung gestellt werden, hier sind alle relevanten Informationen für die Ansprache ihrer Mitglieder drin. Sobald die Informationen zu den Austritten in der Datenbank vollständig als verifiziert betrachtet werden können, wird diese Funktion freigeschaltet.

Mit der Verfügbarkeit dieser Listen sind im Cleverreach die ersten Empfängergruppen angelegt worden. So sollen die Landesverbände die Möglichkeit bekommen, über diesen Dienstleister zum Gruppenmailversand die Mitglieder ansprechen zu können. Aktuell funktioniert der Import der Listen zum Aktualisieren der Empfänger noch nicht reibungslos.

Backlog

  • Überblick über die aktuell noch offenen Tickets verschaffen
  • Anlegen der Listen im Cleverreach für alle Empfängergruppen
  • Status der bis Juli 21 ausgetretenen Mitglieder in der Datenbank überprüfen
  • Plausibiliätscheck und Validierung aller Mitgliedsdaten, dabei auch bereinigen der alten Defekte, aus der civiCRM-Migration.
  • Anpassung der Datenbank, dass für jedes Neumitglied LimeSurvey-Token automatisch erzeugt werden
  • Neumitglieder sauber eintragen
  • Fixen der Probleme im Cleverreach, so dass die Empfängerlisten automatisch aktualisiert werden können, damit Landesverbände Über Cleverreach ihre Mitgliedermails selber verschicken können
  • Der Versand von E-Mails über Cleverreach ist nicht besonders intuitiv, hier muss eine Anleitung geschrieben werden, damit die Landesverbände das bequem versenden können.
  • Nach der Wartungspause können weitere Zugänge vergeben werden. Damit wird es auch für weitere Schatzmeister wieder möglich, auf SAGE zuzugreifen. Sie können dann wieder selber in die Buchungen schauen und ihrerseits buchen.
  • Automatisierung des Versands der Willkommensmails an Neumitglieder und der Mitgliedermails, die in der Vergangenheit aus dem System versandt wurden.

Ziel

Mit den Mitgliederlisten kann eine weitere Datenbasis für unser Keycloak erstellt werden. Damit funktioniert auch wieder der Piratenlogin, den wir unter anderem für das Forum brauchen, um die Berechtigungen zu vergeben.
Aktuell ist ebenfalls problematisch, dass bei den meisten Prozessen ein manueller Zwischenschritt dabei ist. Beispielsweise beim Import der Empfängerkreise in Cleverreach. Dies kann daher nicht täglich geleistet werden. Vor dem Hintergrund der verfügbaren Kapazitäten ist daher ein zweiwöchiger Zyklus geplant. Auch der Versand von Willkommens-E-Mails für Neumitglieder oder auch Mitglieder-E-Mails insgesamt wurde bisher immer in manueller Arbeit erledigt.
Insgesamt muss immer abgewogen werden, wieviel Zeit für den Aufbau einer/dieser Interimslösung investiert wird, wenn gleichzeitig der Umstieg auf die neue Mitgliederverwaltungssoftware absehbar ist, und bei der SG IT und auch der SG Mitgliederverwaltung noch eine lange Wunschliste weiterer Aufgaben liegt.