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Mitgliederverwaltungssoftware

Eines der markantesten Ereignisse dieses Jahr war für mich und auch die Partei sicherlich der Crash der sage-Datenbank, der dazu führte, dass in einer umständlichen und umfangreichen Aktion Daten wiederhergestellt werden mussten. Dies war der Anlass, den Zustand der Mitgliedersoftware zu bewerten. Bisher wurde auf die Software PRM zurückgegriffen. PRM setzte auf sage auf, um darin die Prozesse abzubilden, die für uns als Partei wichtig sind, und die nicht originär dort zur Verfügung stehen. Eine Eigenentwicklung, von der sich aber zeigte, dass die Entwicklung von einer Person abhängt, und nach eingehenderer Prüfung wesentliche Gründe für eine Ablösung gesprochen haben, insbesondere auch Fragen der IT-Sicherheit. Mit diesem Ergebnis war also klar, dass es zu einer Ablösung kommen muss. Bei der Auswahl einer neuen Mitgliedersoftware kommen mehrere Perspektiven zum Tragen, die den Raum verfügbarer Angebote deutlich einschränken.

Operatives

Zunächst gibt es die Frage des Funktionsumfangs – kann die Software die Aufgaben lösen, die für uns im Rahmen der Mitgliederbetreuung erfüllt werden müssen. Dazu gehören auch, aber nicht abschließend, dass

  • die Mitgliederverwaltung jeden Gebietsverband in die Lage versetzen muss, ohne die Mitwirkung anderer Gebietsverbände seine Verpflichtungen nach Satzung und/oder Parteiengesetz zu erfüllen.
  • jeder Benutzer nur (Lese- und/oder Schreib-) Zugriff auf die Daten hat, die er für die Erfüllung seiner Verpflichtungen nach Satzung und/oder Parteiengesetz benötigt, oder deren Veröffentlichung vom Mitglied implizit oder explizit genehmigt wurde.
  • auf einem Datenbestand gearbeitet wird, der entweder zentral gehalten wird, oder dessen konsistente Replikation durch eine technische Vorrichtung jederzeit gewährleistet wird.
  • für jeden beliebigen Zeitpunkt nach Einführung des Mitgliedes sich der jeweilige Stand ermitteln lassen muss.
  • unautorisierter Zugriff auf die Daten verhindert werden muss. Unautorisierte Manipulation der Daten muss verhindert werden. Backups müssen möglich sein.
  • die Software unabhängig vom Betriebssystem zugänglich sein muss.
  • die Software in der Lage sein muss, viele tausende aktive Mitglieder verwalten zu können.
  • die Gliederungsstruktur der Partei abgebildet werden können muss, inklusive des Berechtigungssystems und auch entsprechende Anpassungen möglich sind.
  • die Minimaldaten nur von den erweiterten zuständigen Gliederungen eingesehen und nur von den zuständigen Gliederungen geändert werden können.
  • leicht die Informationen für die Akkreditierung und Einladung zu Parteitagen und Aufstellungsversammlungen bereitgestellt werden können.
  • Gliederungswechsel beispielsweise wegen Umzug des Mitglieds eingepflegt werden können.

Weitere Fragen und Anforderungen

Bisher hat die Partei wert darauf gelegt, dass die Mitgliederdaten auf eigener Infrastruktur zur Verfügung stehen. Das heisst, dass die gewählte Software auf eigenen Servern installiert werden können muss. Gleichwohl lohnt es sich, diese Frage erneut zu beantworten und zu bestätigen oder diese Bedingungen aufzuweichen und damit mehr Flexibilität zuzulassen. Weiteres zwingendes Kriterium ist, eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware zu bieten. Dies ist notwendig, um beispielsweise den Zahlungsstatus eines Mitglieds abzufragen oder es im Rahmen eines Neueintritts zu entschweben.

Strategisches

Außerdem kommen weitere Aspekte hinzu, die aus einer strategischen Sicht zu berücksichtigen sind.

gesunkene Mitgliederzahl, Kapazität für eigene Entwicklungen in der Partei

Unsere Mitgliederzahl ist in den letzten Jahren gesunken und eine zukünftige negative Entwicklung muss als Möglichkeit in Betracht gezogen werden. Das bedeutet, dass die Ressourcen, die Piraten selber für die Struktur der Partei zur Verfügung stellen, bereits heute begrenzt sind, und für den Fall mitgedacht werden muss, dass auch diese Menge an ehrenamtlich Aktiven abnimmt. Ein Beispiel für die fehlende Kapazität der Partei im Bereich IT ist die Entwicklung des BEO, die sich über viele Jahre hinzieht, weil Piraten ihre Zeit und ihr Wissen, falls vorhanden, an anderen Stellen zur Verfügung stellen.

Flaschenhälse

Mit dem vorherigen Punkt verbunden ist das Risiko, einen Engpass zu schaffen, der beabsichtigt oder unbeabsichtigt zum Nachteil der Partei sein kann. Beabsichtigt, wenn dies als Machtposition verstanden wird, die für politische oder persönliche Zwecke ausgenutzt werden kann. Unbeabsichtigt, wenn Krankheit oder Ausscheiden die Partei in die Situation bringen, die Software nicht mehr nachhaltig betreiben zu können. Wichtig ist also zu beachten, dass bei der Entscheidung kein weiterer Flaschenhals geschaffen wird. Das Risiko eines solchen Flaschenhalses ergibt sich unserer Ansicht nach vor allem aus zwei sich gegenseitig nicht ausschließenden Fällen:

  1. Freiwillige für die Entwicklung einer eigenen Lösung stehen nicht mehr zur Verfügung, bzw stehen für folgende notwendige Anpassungen oder (Sicherheit-)Updates nicht zur Verfügung.
  2. Rückzug von Beauftragten in der Mitgliederverwaltung mit einem einhergehenden Engpass in einer Gliederung bzw. dem Bundesverband.

Struktur

Tools zum Betreiben der Struktur einer Partei können zentral oder dezentral betrieben werden. Wir haben beispielsweise zentrale Software wie das Forum oder dezentrale, wie Email oder die Webseiten von Gliederungen. Die Mitgliederverwaltungssoftware sollte aus Sicht des Bundesvorstands einen dezentralen Ansatz unterstützen. Die Verwaltung der Mitgliedsdaten ist zentral, aber die politische Arbeit und damit das Einbinden von Mitgliedern in den täglichen und regelmäßigen „Parteibetrieb“ muss lokal erfolgen, denn Politik passiert immer bei den Menschen, vor Ort. Daher muss die Software so vielen Gliederungen wie möglich erlauben, ohne großen Aufwand und ohne umfangreiche Anwendungsschulungen oder Weiterbildungsmaßnahmen ihre Mitglieder anzusprechen, einzubinden, aufzunehmen. Wir wollen, dass in dieser Partei das Zusammengehörigkeitsgefühl wächst. Dafür sollen die Untergliederungen ein politisches Zuhause sein, und dazu gehört es eben auch, dass nicht über Umwege herausgefunden werden muss, wer aktuell alles Mitglied ist oder der Versand eines Newsletters nur zentral erfolgen kann. Ziel ist also, eine Software zu finden, die die Verantwortung und den Zugang zu den Mitgliedern so dezentral wie möglich bietet, bei gleichzeitig hoher Gewährleistung von Konsistenz und Richtigkeit der Daten (auch weil bestimmte Aufgaben von nächsthöheren Gliederungen wahrgenommen werden müssen, wie beispielsweise Akkreditierung zu Landes- oder Bundesparteitagen).

Make or Buy

Da es kein bestehendes Open Source Tool gibt, das unseren Anforderungen entspricht, gibt es für die Beschaffung einer Mitgliederverwaltungssoftware drei Möglichkeiten.

  1. Selber neu entwickeln
  2. Open Source Tool verwenden und anpassen auf unsere Bedürfnisse
  3. Kauf einer geeigneten Software

Selber entwickeln

Eine Mitgliederverwaltungssoftware selber neu zu entwickeln, die obige Kriterien erfüllt, ist mit einem erheblichen Aufwand an Zeit und Personen verbunden. Da die bisherige Mitgliederverwaltungssoftware bereits heute nicht mehr verwendet werden kann und wir auf Notbetrieb laufen, ist es sehr fraglich, ob wir in angemessener Zeit mit einer Eigenentwicklung wieder „einsatzfähig“ sind. Eine Eigenentwicklung erfordert die Bereitschaft und Zeit mehrerer Piraten, die für einen langen Zeitraum bereitwillig und unterstützend zur Verfügung stehen. Dies ist wie oben beschrieben mit den Erfahrungen der letzten Jahre eher abschlägig zu beurteilen.

Open Source Tool anpassen

In diesem Szenario würde man eine bestehende Software, wie beispielsweise ein CRM, eine Vereinsverwaltungssoftware oder die Mitgliederverwaltungssoftware einer Piratenpartei eines anderen Landes an unsere Bedürfnisse anpassen. Hier gilt, dass ebenfalls Aufwand geleistet werden muss, und eine Software für eigentlich andere Zwecke für uns hingebogen werden muss. Neben der Frage der Ressourcen wie oben beschrieben muss mitgedacht werden, wie gewährleistet werden kann, dass Sicherheitsupdates die eigenen Ergänzungen nicht stören. Hierfür ist ausreichende Gewissheit über Piraten notwendig, die sich darum kümmern würden. Daher kommen wir auch hier zum Ergebnis, dass dies keine für uns geeignete Herangehensweise darstellt.

Kauf einer geeigneten Software

Hierbei ist darauf zu achten, wie zuverlässig der Geschäftspartner ist, wieviel Erfahrung er mitbringt, Fähigkeit sich an die Anforderungen einer Partei anzupassen und wie lange er das Geschäftsmodell so weiterverfolgt. Denn auch ein Dienstleister kann sich aus einem Geschäftsbereich zurückziehen, und dann im Regen zu stehen wäre überaus schlecht. Unter Beachtung dieser Kriterien erscheint diese Vorgehensweise die am besten geeignete.

Erfahrungen aus der Suche

Für die Suche haben wir uns in der uns zur Verfügung stehenden Zeit sowohl selber einen Eindruck vom Markt verschafft als auch bei anderen Parteien ausgelotet, wie diese mit dem Problem einer Mitgliederverwaltungssoftware umgehen. Das Ergebnis des Umhörens bei anderen Parteien war gemischt. Häufig haben sie sich selber etwas entwickelt, sind damit aber nicht in allen Fällen zufrieden. So wird im Rahmen der Mitgliederverwaltung auch auf Tools, die Internetplattformen zur Verfügung stellen, zurückgegriffen (junge Partei). Andere greifen auf Dienstleister zurück. Beispielsweise Sewobe (dem Vernehmen nach eine kleine Partei) oder GRÜN Software Group GmbH. Bei diesen Unternehmen liegt entsprechend Erfahrung mit den Anforderungen aus dem Parteienumfeld vor. Eine Schnittstelle zum Buchungssystem sage hat keiner der Anbieter parat. Entweder dominiert die DATEV-Schnittstelle oder, da die Mitgliederverwaltung/Vereinsverwaltung einiger Anbieter aus einer erweiterten Finanzbuchhaltungssoftware gewachsen ist, ein eigenes Debitorensystem und eine eigene Buchhaltung. Der Anbieter Salesforce ist im Bereich Public Sector neu auf dem Markt und bietet Parteien seine Dienstleistungen an. Auch hier muss eine Schnittstelle neu programmiert werden, darüber hinaus treten sie als flexibler Anbieter auf, der sein Geschäftsmodell um das Thema Beziehungsmanagement und Engagement gebaut hat. Generell merkt man bei der Bedienung, ob bei dem Produkt ursprünglich eine Finanzbuchhaltung oder Beziehgunsmanagment im Mittelpunkt standen.

Die Erlebnisse mit den Anbietern waren recht unterschiedlich, die Herangehensweise aber vom Prozess her gleich. In der Regel wurde über die Präsentation auf der Webseite „eingestiegen“ und die Fähigkeiten der Software abgeglichen. Erschienen diese Anbieter relevant, wurde Kontakt aufgenommen, um eine Demo des Produkts zu bekommen. Der überwiegende Teil der Anbieter bietet seine Software lediglich online an, als Cloudversion. Daher wurden ebenfalls die Fragen geklärt, in wieweit eine Installation auf unserer Hardware möglich ist, und wie eine Schnittstelle zu unserer Buchhaltungssoftware implementiert werden könnte. Zum Zeitpunkt des Produkttests wurden dann auch Personen aus Mitgliederverwaltung und IT hinzugezogen.

Um ein paar Beispiele aus dem Screening zu nennen: die Software Clubdesk ist ein online-Angebot, das sich vor allem an Vereine richtet. Man kann Mitglieder und Gruppen erfassen, Termine und Veranstaltungen anlegen, Dokumente verwalten und erstellen, Rechnungen schreiben, Serienbriefe erstellen, und die gesamte Buchhaltung dort führen. Es ist eben ein online-Angebot, mit dem sich die Partei bisher schwierig tat, aber unsicher ist bereits die Frage, in wieweit ein Berechtigungssystem, wie es für uns als Partei notwendig wäre, abgebildet werden kann.

Eine dedizierte Parteisoftware bietet der bayerische Dienstleister Sewobe an. Das Unternehmen ist 20 Jahre alt und breit aufgestellt. Da der Anbieter (unseres Verständnisses nach) auch für eine kleinere Partei die Verwaltungssoftware bereitstellt, kann davon ausgegangen werden, dass grundlegende für eine Partei notwendige Funktionen zur Verfügung stehen. Das Produkt ist ein Online-Service, die Bereitschaft über eine Installation auf eigener Hardware zu sprechen, wird auf der Webseite angeboten. Auf Nachfrage ist diese jedoch mit einem mehrstündigen Workshop verbunden, für den bei einem Stundensatz von 300 EUR netto abgerechnet wird. Die Bedienung der Software ist der des PRM überlegen. Würde in diesem System die gesamte Partei „geführt“ werden, so wäre dies eine Software, die man in Betracht ziehen sollte. Eine Schnittstelle zu sage existiert jedoch bisher nicht, Auch hier wäre weiterer Entwicklungsaufwand notwendig. Der Stundensatz lässt auch darauf schließen, zu welchen Konditionen Anpassungen und Wünsche unsererseits berechnet würden (als Vergleich – der Stundensatz bei einer Alternative beträgt 170 EUR). Aufgrund der dadurch bedingten Unklarheit über die Eignung, der Tatsache, dass wir im Gegensatz zu anderen Anbietern für ein Verkaufsgespräch bereits jetzt bezahlen sollen, und dem Stundensatz musste hier leider abschlägig beschieden werden.

Salesforce nahm sich viel Zeit für uns und würde auf Basis unserer Vorstellungen und Erwartungen eine für uns passende Mitgliederverwaltungssoftware entwickeln und betreiben. Hierbei ist mit einem Zeitraum von gut sechs Monaten zu rechnen. Die Schnittstelle zu sage würde auch programmiert werden, das dazugehörige Angebot dafür liegt vor. Hierbei handelt es sich um eine Cloud-Lösung, die von beispielsweise 25 Personen aus Bund und Landesverbänden, betreut werden kann, sowie von den Mitgliedern für die Verwaltung eigener Daten und Präferenzen. Da die Software als solche noch nicht existiert, war ein Produkttest nicht möglich.

Ebenfalls viel Zeit nahmen sich mehrere Personen bei GRÜN Software Group, eine mittelständische Unternehmens-Gruppe mit den Zielbranchen Mitglieds- und Spendenorganisationen aus Aachen. Sie existieren seit über 30 Jahren am Markt und haben rund 200 Mitarbeiter. Ihr Standardprodukt eVEWA4 dreht sich um das Beziehungsmanagement mit den Mitgliedern von Vereinen, Parteien und Verbänden. Es beinhaltet ein Adressmanagement, Mitgliederverwaltung inkl. kaufmännische Beitragsverwaltung, Gliederungen mit eigenem Zugriff, Gremien- & Funktionsträger-Verwaltung, Verteiler & Aussendungen per Post & Mail, eine integrierte Nebenbuchhaltung und Schnittstelle an externe Finanzbuchhaltung. Optional auch einen Self-Service Bereich für Mitglieder (Member-Community), WebApps für Kontaktaufnahme, Mitgliedsanträge & Online-Spenden. Auch ein Modul für Veranstaltungen kann ergänzt werden (bspw. für Datenschutzschulungen, deren Besuch bei den Mitgliedern hinterlegt werden kann oder externe Veranstaltungen)(Link zur Produktpräsentation). eVEWA wird normalerweise online auf der Infrastruktur des Anbieters eingesetzt. Nach Rücksprache ist es aber ebenso möglich – das wäre unsere bevorzugte Lösung – die Software auf unseren Servern zu installieren. Hier würden wir die Wartung der Server übernehmen, GRÜN bekommt entsprechend den Zugriff für die Einrichtung. Dies ermöglicht auch, im Fall einer massiven Personalnot die Betreuung an GRÜN Software GmbH „zurück zu geben“, und die Mitgliederverwaltung im Betrieb unabhängig von potentiell kleiner werdenden Teams und Flaschenhälsen zu betreiben. Bei der Präsentation machte die Software einen sehr guten und intuitiven Eindruck, was die Fehleranfälligkeit bei der Benutzung der Software reduziert. Die Lizenz würde sich nicht aus der Menge der einzelnen Accounts ableiten, sondern aus der Menge der gleichzeitig eingeloggten Accounts. Aus Erfahrung der letzten Jahre überstieg diese Zahl nie fünf gleichzeitig eingeloggte Benutzer. Sollte die Begeisterung für die Software derart überbordend sein, dass eine deutliche Zunahme an Benutzern zu einer Auslastung der Lizenzen führt, dann können/müssen wir das erhöhen. Der Großteil des finanziellen Aufwands fällt im Installationsjahr an, für Lizenzen und Dienstleistungen, anschließend monatlich eine kleine Summe für die Softwarepflege, welche den Support und die Softwareweiterentwicklung beinhaltet. Veranschlagt ist der Produktumfang

  • Basis-Abbildung (inkl. Gliederungsstruktur)
  • wesentliche CRM-Funktionen
  • Mitgliedermanagement
  • Abrechnungswesen
  • Schnittstelle Finanzbuchhaltung

Weitere Funktionsbereiche

  • Implementierung schwebender Mitgliedschaften,
  • Self-Service-Community
  • Veranstaltungsmanagement
  • Anbindung Online-Veranstaltungskatalog inkl. Online-Anmeldework mit direkter Backoffice-Anbindung
  • Umsetzung Online-Mitgliedschaftsantrag mit direkter Backoffice-Abindung können ergänzt werden.

Die Dauer des angebotenen Projektes wird sich unter Berücksichtigung eines gewissen Puffers auf etwa 3 Monate belaufen. Die Vorlaufzeit nach Beauftragung beläuft sich üblicherweise auf etwa 4-6 Wochen, wobei je nach Ressourcenauslastung dieser Zeitrahmen auch variieren kann. Stand heute könnte also eine Live-Schaltung bis Mitte-Ende Sommer umgesetzt werden.

Ergebnis und Angebot

Das vom Bundesvorstand vorgelegte Angebot der Firma GRÜN Software Group GmbH beinhaltet die Installation der Software auf unseren Servern. Sie bieten aber ebenfalls eigenes Hosting an. Das Angebot der Firma Salesforce läuft exklusiv in der Cloud. Wenn wir unsere Daten weiter ausschließlich auf unserer Infrastruktur belassen wollen, dann empfiehlt der Bundesvorstand die Software von GRÜN GmbH. Wir halten vor allem das Produkt von GRÜN für solide umsetzbar und nachhaltig betreibbar, vor allem vor dem Hintergrund der oben beschriebenen strategischen Anforderungen.

Für weitere Informationen sowie Fragen zum Angebot stehe ich natürlich zur Verfügung. Ebenso bietet sich die Gelegenheit für Diskussion im Forum.