Immer wieder erreichen die SG Öffentlichkeitsarbeit Entwürfe für Pressemitteilungen, die sich auf aktuelle Ereignisse beziehen, häufig vom Morgen des gleichen Tages. Die sich anschließende Erwartung ist dann, dass innerhalb weniger Stunden (oder schneller) dieser Text zu einer geschliffenen Pressemitteilung wird, die über unsere Verteiler breit gestreut wird, um irgendwo einen dankbaren Leser zu finden, der diese publiziert. Der Wunsch, politische Entscheidungen zu kommentieren, ist überaus befürwortenswert, und das ganze damit zu verbinden, dass über weitere Medien einer politisch interessierten Öffentlichkeit anzudienen ist großartig. Gleichzeitig möchte ich ein paar Erwartungen geradeziehen, die vielleicht aus der Unkenntnis der Prozesse rühren und einen Vorschlag machen, wie man üblicherweise damit umgeht.
Eingabe eines Textes
Wenn ein Text mit Veröffentlichungswunsch über Pressedienst oder Emailverteiler mit Journalisten bei uns ankommt, dann gehen wir im Team Öffentlichkeitsarbeit zunächst davon aus, dass die Person selbst ein Mindestmaß an Aufmerksamkeit hineingesteckt hat. Der Person ist der Text wichtig, also hat sie ihn gewiss nach dem Schreiben noch ein zweites Mal aufmerksam gelesen und offensichtliche Rechtschreibfehler und unvollständige und unverständliche Sätze gefunden und korrigiert. Anschließend kümmern sich Piraten um den Text, die aus einer Gruppe Ehrenamtlicher kommen, die NICHT alle den ganzen Tag frei haben und nur auf einen Texteingang warten, sondern die unregelmäßig freie Zeit und Kapazitäten haben, sich um einen solchen hereingegebenen Text zu kümmern. Die Verfügbarkeit dieser Kapazitäten ist ein stochastischer Prozess. Als Bundesvorstand versuchen wir daher dafür zu sorgen, dass es eine ausreichend große (heterogene) Personengruppe gibt, die unmittelbar Zeit hat. Der Text wird, wenn nicht bereits so eingereicht, in ein Vorlagepad kopiert, in dem die notwendigen Metadaten für die folgenden Schritte festgehalten werden.
Lektorat
Gegenwärtig ist unsere Anforderung, dass mindestens zwei Personen den Text im Rahmen eines von uns zuvor definierten „Lektorats“ bearbeiten. Hierbei werden Fragestellungen zur Tonalität, Sprachwahl, Stil als auch formale Anforderungen ebenso berücksichtigt wie unter anderem ein Korrektorat und eine grobe Einschätzung zur Programmkonformität. Diese Lektorate erfolgen nacheinander, damit die Wahrscheinlichkeit steigt, nicht nur direkte Fehler zu korrigieren, sondern auch Fehler möglicher Korrekturen. Der Anspruch an das Lektorat ist nicht immer gleich. Wenn es um Texte für den Versand geht, insbesondere an Medienvertreter, so sind die Anforderungen höher, als wenn es um eine Publikation auf unserer Webseite geht, bei der die Möglichkeit besteht Korrekturen vorzunehmen.
Anschließend werden alle farblichen Markierungen gelöscht, und das Link zum Text weitergereicht zur Freigabe.
Freigabe
Ein recht ähnliches Verfahren wird im Rahmen der Freigabe durchlaufen. Eine Gruppe vom Vorstand bestimmter Personen sind freigabeberechtigt. Es müssen gegenwärtig in der Regel mindestens zwei Freigabe vorliegen, bevor der Text zur Veröffentlichung weiterbearbeitet werden kann. Diese Freigaben können zeitgleich erfolgen, jedoch erst zwingend nach dem Lektorat.
Kommen im Text Zitate vor, so muss nun auch im Fall von Änderungen (regelmäßig der Fall) eine Freigabe des Zitatgebers eingeholt werden. Fehlt eine dieser Freigaben, so beginnt die Schleife wieder bei „Lektorat“ oder noch davor, den Autoren.
Bilder und weitere Informationen
Neben dem Text selbst gibt es weitere Details, die den Text „bereichern“ und die bestimmt werden müssen. Beispielsweise müssen verlinkte Quellen auf Verfügbarkeit und Angemessenheit geprüft werden. Überschriften müssen gefunden werden, ebenso eine Unterüberschrift. Ein wichtiger Schritt ist aber auch die Wahl geeigneten Bildmaterials, das im Fall einer Veröffentlichung auf der Webseite als Beitragsbild dient.
Veröffentlichung
Sind alle Lektorate zusammen gekommen und auch die notwendigen Freigaben hinterlegt, so kann es nun an die Veröffentlichung gehen. Hierzu wird im System zur Verbreitung der Pressemitteilungen im Presseportal der Beitrag auf der Webseite eingepflegt, die ergänzenden Daten gewissenhaft und gründlich eingetragen und für einen bestimmten Zeitpunkt der Publikation dann abgeschickt. Hierbei sind gewisse Öffnungszeiten zu berücksichtigen, beispielsweise kann am Samstag nichts veröffentlicht werden.
Darüber hinaus wird dann der Beitrag via Cleverreach an die betreffenden E-Mail-Verteiler versendet. Auch hier, mehrere Schritte, konzentriertes Arbeiten ist notwendig, der richtige Empfängerkreis muss ausgewählt werden, etc.
Wird der Beitrag auf die Bundeswebseite gestellt, so ist meist etwas mehr Flexibilität, da wir den Prozess vollständig alleine kontrollieren. Für die anschließende Verbreitung über Social Media entstehen hier die Links, die in den Kalender für Beiträge auf den einzelnen Kanäle eingepflegt werden.
Selbstredend ist all dies erst möglich, wenn die Lektorate eingeholt sind, dieser Schritt kann nicht vorgezogen werden.
Was hier in aller Ausführlichkeit dargestellt ist, sind nicht viele nacheinander abzuarbeitende Schritte, die die eingebundenen Personen mit schlafwandlerischer Sicherheit erfüllen können. Zeitreisen geht jedoch nicht. Daher ist ein bestimmter Vorlauf bei der Erwartungsbildung zum Veröffentlichungszeitpunkt einzuplanen.
Vorschlag
Mein Vorschlag ist daher trivial und überaus üblich aber gleichermaßen hilfreich für alle. Die überwiegende Mehrheit aller Publikationsanlässe ist weit im voraus bekannt. Was unsicher sein mag ist beispielsweise der Ausgang einer Abstimmung in einem Parlament. Dennoch gibt es meist einen Ausgang, zu dem mit höherer Relevanz kommentiert wird, oder einen alternativen nachrangigeren Ausgang. Der informierte Autor hat meistens eine konkrete Vorstellung, wie der Anlass sich materialisiert und welches Ergebnis zu erwarten ist. Bei anderen Gelegenheiten gibt es nicht mal mehrere Ausgänge, wie beispielsweise zu Gedenk- und Jahrestagen. Hier ist sehr klar, wann was genau kommentierenswürdiges passiert!
Das wiederum führt zu dem Schluss, dass ein Artikel, der anlassbezogen veröffentlicht werden soll, weit im voraus verfasst werden kann. (Es kann sogar eine Alternativversion erstellt werden, falls es zu einem anderen als geplanten Ausgang kommt.)
Folgt man dieser Idee, so kann das Team der SG Öffentlichkeitsarbeit fleissig vorarbeiten und mit hoher Zuverlässigkeit die Publikation zu einem bestimmten Zeitpunkt ermöglichen. Es ist ebenfalls möglich, das Aussenden einer Pressemitteilung von einer letzten Freigabe des Autors abhängig zu machen, als Startschuss zum Versand quasi. Die Möglichkeiten erscheinen grenzenlos. Hilfreich ist allerdings, mit entspanntem Vorlauf das Gespräch zu suchen, damit man sich abstimmen kann.
Ich würde mich freuen, wenn diese Idee Anklang fände und sich durchsetzt, denn so werden sich Frustrationen bei allen Beteiligten im Rahmen halten.
Euer
Sebastian
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